Inundaciones, sismos o incendios pueden dañar gravemente documentos que forman parte de la memoria del país. Para estar mejor preparados, el Archivo General de la Nación (AGN) dispuso que las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos (SNA) conformen comités de gestión de riesgos en sus archivos.

Esta medida forma parte del “Protocolo para la gestión de riesgos de desastres y siniestros en archivos”, aprobado mediante la Resolución Jefatural N.º 000168-2026-AGN/JEF, de cumplimiento obligatorio para todas las instituciones del SNA.

El jefe institucional del AGN, Jorge Ortiz Sotelo, explicó que el objetivo del Protocolo es que los archivos estén preparados antes de que ocurra una emergencia, dando prioridad a la prevención y la planificación antes que a la reacción frente a un desastre.

Entre las principales tareas de estos comités están identificar los riesgos de cada archivo, elaborar un plan de gestión de riesgos, poner en marcha y supervisar las acciones de prevención, respuesta y recuperación, e inspeccionar periódicamente los espacios donde se guardan los documentos.

¿Quiénes integran los comités?

En el AGN, el comité es presidido por un representante de la máxima autoridad de la institución. También lo integran el titular o un representante de la Dirección de Conservación, que se encarga de la secretaría; el titular o un representante de la Oficina de Administración; y un representante de las brigadas operativas, que son los equipos de personal que actúan para proteger los documentos.

En los archivos regionales, el comité es presidido por el director o su representante. También lo integran el responsable del ambiente donde se guardan los documentos -denominado repositorio-, que se encarga de la secretaría técnica; el encargado de administración o logística; y un representante de las brigadas operativas.

El comité designa a las brigadas y define cuántas se necesitan, según el número de repositorios y sedes de cada institución. Como mínimo, debe haber una brigada en cada local donde se guarden documentos.

Preparación para proteger los documentos

Quienes integran las brigadas deben capacitarse de manera periódica en el cuidado de los documentos para evitar que se dañen, el uso de materiales de emergencia y la forma de trasladar los documentos a un lugar seguro. Además, son responsables de llevar a la práctica las acciones de prevención, respuesta y recuperación que establecen el Protocolo y el plan de gestión de riesgos de su institución.

Con estas medidas, el AGN busca que las instituciones del Sistema Nacional de Archivos estén mejor organizadas y preparadas para responder ante situaciones que pongan en riesgo sus documentos, y así proteger el patrimonio documental de la Nación.

Puede consultar el Protocolo completo en el siguiente enlace: Resolución Jefatural N.º 000168-2026-AGN/JEF