Ante la ocurrencia de un sismo que ocasione daños en la infraestructura de un repositorio, es fundamental actuar con rapidez para salvaguardar los documentos y evitar mayores pérdidas del patrimonio documental. Por ello, el Archivo General de la Nación (AGN) recomienda evacuar los documentos de las áreas afectadas, siempre garantizando su identificación, registro y control durante todo el proceso de traslado.

Estas medidas están contempladas en el “Protocolo para la Gestión de Riesgos de Desastres y Siniestros en Archivos”, aprobado el 7 de julio de 2026, documento que establece procedimientos para la prevención y respuesta ante situaciones de sismo, inundación e incendio.

¿Qué hacer durante un sismo?

El Protocolo establece que, durante un movimiento sísmico, el personal que labora en los archivos debe alejarse de las estanterías, del mobiliario pesado y de las ventanas, y ubicarse en las zonas de mayor estabilidad estructural del edificio. De ser posible y siempre que las condiciones de seguridad lo permitan, se recomienda evacuar las instalaciones.

¿Qué hacer después del sismo?

Una vez culminado el movimiento sísmico, los responsables del archivo deben realizar una evaluación inicial de la situación y completar la “Ficha situacional de archivo siniestrado”, instrumento que permite registrar las características del incidente y recopilar información necesaria para determinar las acciones de respuesta.

Asimismo, se debe evaluar el estado de la infraestructura y determinar las condiciones de seguridad para el ingreso al repositorio. Si existen elementos derrumbados que obstruyen el acceso, estos deberán ser retirados de manera segura, con el fin de habilitar el área y permitir la reubicación o traslado de los documentos afectados.

Evacuación y registro de los documentos

La evacuación de los documentos debe realizarse de manera organizada y bajo condiciones que permitan mantener su identificación e individualización. Para ello, es necesario elaborar un inventario y clasificar la documentación de acuerdo con su grado de deterioro, dejando constancia de los documentos trasladados y de su ubicación de destino.

Para esta tarea los trabajadores del repositorio deben estar organizados previamente en brigadas operativas, cada una con una labor específica, como manejar el botiquín de seguridad, trasladar los documentos más valiosos, o llevar la mochila de emergencia.

Además, debe habilitarse un espacio seguro de trabajo para realizar las acciones de estabilización y tratamiento de los documentos afectados.

En caso de que los documentos hayan sido alcanzados por agua, se deben aplicar procedimientos específicos para su recuperación y secado, evitando acciones que puedan incrementar su deterioro.

Finalmente, los daños ocasionados tanto en la infraestructura como en los documentos deben ser comunicados a las autoridades competentes, como el Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI), el Archivo General de la Nación o el archivo regional, según corresponda.